Апостиль, легалізація документів

Опубліковано 14 листопада 2024 року о 17:16

Іноземні офіційні документи користуються доказовою силою офіційних документів на території України:

1. за умови їх засвідчення штампом апостиль, якщо вони складені на території держав-учасниць Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів.

Відповідно до частини другої статті 3 Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, дотримання процедури проставлення апостилю не може вимагатися державами-учасницями Конвенції, якщо існують угоди між двома або декількома державами, які відміняють або спрощують дану процедуру або звільняють сам документ від легалізації;

2. без будь-якого додаткового засвідчення, якщо вони складені на території держави, з якими Україна має відповідні дво - або багатосторонні договори. Інформація щодо застосування міжнародних договорів України про правову допомогу в частині, що стосується скасування вимоги легалізації офіційних документів, виданих компетентними органами Договірних Сторін, міститься у листі Міністерства юстиції України;

3. за умови наявності консульської легалізації, якщо вони складені на території держав, з якими Україна не має вищезазначених договорів.

Чи може посольство поставити апостиль на документах

Повноваження на проставлення апостилю не належать до компетенції дипломатичних/консульських установ України.
6 квітня 2023 року для України набрала чинності Європейська конвенція про скасування легалізації документів, складених дипломатичними агентами чи консульськими посадовими особами, вчинена у м. Лондон 07.06.1968 року.
Документи, видані дипломатичними агентами або консульськими посадовими особами країн-учасниць Конвенції, приймаються органами влади держав-учасниць Конвенції (Королівство Іспанія – з 1982 року, Україна – з 2023 року) без додаткового засвідчення. (Апостиль чи легалізація не вимагається).
В статті 2 Європейської конвенції про скасування легалізації документів, складених дипломатичними агентами чи консульськими посадовими особами, зазначено:
Ця Конвенція застосовується до документів, які складені дипломатичними агентами чи консульськими посадовими особами Договірної Сторони, що діють у межах своїх офіційних повноважень та на виконання своїх функцій на території будь-якої держави, і які були пред’явлені;
або на території іншої Договірної Сторони;
або дипломатичним агентам чи консульським посадовим особам іншої Договірної Сторони, які виконують свої функції на території держави, що не є Стороною цієї Конвенції.
Ця Конвенція також застосовується до посвідчувальних написів, зокрема до тих, що фіксують існування документа або факту на певну дату, та до засвідчення справжності підписів, що здійснюються дипломатичними агентами чи консульськими посадовими особами стосовно документів, які не зазначені у пункті 1.
Крім того, статтею 4 передбачено, що кожна Договірна Сторона вживає заходів, необхідних для того, щоб її органи не здійснювали легалізацію у тих випадках, коли ця Конвенція передбачає звільнення від неї.

Текст Конвенції українською мовою https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/994_001-68#Text
Перелік держав-учасниць Конвенції доступний на веб-порталі Ради Європи за посиланням: https://www.coe.int/en/web/conventions/full-list?module=signatures-by-treaty&treatynum=063#

Повноваження на проставлення апостилю належать

Міністерству внутрішніх справ – на документах, що видаються Міністерством внутрішніх справ та його територіальними органами з надання сервісних послуг, крім документів, що стосуються сфери освіти та науки;
Державній міграційній службі – на документах, що видаються Державною міграційною службою, її територіальними органами та територіальними підрозділами, що стосуються сфери міграції (імміграції та еміграції), у тому числі протидії нелегальній (незаконній) міграції, громадянства, біженців та інших визначених законодавством категорій мігрантів;
Державній податковій службі України – на документах, що видаються Державною податковою службою та її територіальними органами.
Міністерству освіти і науки – на офіційних документах, виданих Міністерством освіти і науки, центральними органами виконавчої влади, діяльність яких спрямовується та координується Кабінетом Міністрів України через Міністра освіти і науки, їх територіальними органами, закладами освіти, підприємствами, установами і організаціями, які надають послуги у сфері освіти і науки або провадять іншу діяльність, пов’язану з наданням таких послуг;
Міністерству юстиції – на документах, що видаються органами юстиції, судами, державними архівними установами, органами виконання покарань та пробації; а також на документах, що оформляються нотаріусами України;
Міністерству закордонних справ – на всіх інших видах документів.