Документи з питань витребування можуть бути подані: заявником особисто, законним представником (батьки, опікуни, усиновителі) або за довіреністю на представлення інтересів для оформлення необхідних документів.
Для оформлення запиту на витребування, зокрема: свідоцтв про реєстрацію актів цивільного стану, витягів з державного реєстру актів цивільного стану та архівних довідок до консульського відділу посольства необхідно подати:
1. Заяву у трьох примірниках щодо витребування документів з України на кожен документ окремо (заповнюватися виключно українською мовою);
2. Паспорт громадянина України для виїзду за кордон (оригінал та копія) та копія внутрішнього паспорта громадянина України;
3. Копія документа, що підтверджує родинні стосунки заявника з особою, щодо якої витребовуються документи (у разі необхідності);
4. Оригінал документа, що підтверджує повноваження (у разі витребування документів представником особи, яка має право на їх отримання);
5. Консульський збір за витребування документа та його видача у розмірі 18 євро або витребування документа, засвідченого в Україні уповноваженим на те органом, та його видача у розмірі 45 євро.
6. Квитанцію про оплату консульського збору (оплата здійснюється банківською карткою за допомогою POS-терміналу безпосередньо під час консульського прийому в приміщенні установи).
У разі необхідності витребування документа з в проставленням печатки "Апостиль", зокрема виданих в Україні, заявник, що проживає за кордоном може здійснити оплату послуги за проставлення апостиля в національній валюті (грн) (державне мито три неоподатковувані мінімуми доходів громадян (51 грн) за наступними реквізитами:
Одержувач: ГУК у місті Києві/м. Київ/22012500;
Код за ЄДРПОУ: 37993783;
Рахунок (IBAN): UA618999980313070165041026001;
Надавач платіжних послуг отримувача: Казначейство України (електронний адміністративний податок);
Код класифікації доходів бюджету: 22012500.
Мета оплати (causale): 22012500 «Плата за надання адміністративної послуги за проставлення апостиля».