Для взяття на постійний або тимчасовий консульський облік громадяни України мають надати такі документи:

1. Заява особи, яка досягла 16-річного віку, подана нею особисто або в інший спосіб, передбачений пунктом 5 Порядку (завантажити форму заяви). У разі взяття на постійний чи тимчасовий консульський облік особи, яка не досягла 16-річного віку, або особи, яка визнана судом обмежено дієздатною або недієздатною, заява  подається одним із батьків, опікунів, піклувальників або інших законних представників (завантажити форму заяви представника )
2. одна фотокартка розміром 10 х 15 сантиметрів із зображенням обличчя особи, яка приймається на консульський облік, для подальшого сканування та внесення до відомчої інформаційної системи МЗС (зображення обличчя повинне становити від 70 до 80 відсотків загальної площі фотокартки, фон — білий, вимоги до якості відцифрованого образу обличчя встановлюються відповідно до рекомендацій IКAO Doc 9303);
3. паспорт громадянина України для виїзду за кордон, виданий на ім'я особи, яка приймається на консульський облік, а також копія сторінки даних та сторінки з відміткою про оформлення постійного проживання за кордоном (у разі взяття на постійний консульський облік);   
4. копія документа, до якого внесена інформація про місце народження особи (паспорта громадянина України, свідоцтва про народження, витягу з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про державну реєстрацію народження дитини);   
5. копія довідки про реєстрацію/зняття з реєстрації місця проживання або паспорта громадянина України у формі книжечки (з інформацією про зареєстроване місце проживання);   
6. копія виданого компетентними органами іноземної держави дозволу, що дає право на проживання в такій іноземній державі (у разі наявності);   
7. копія документа, виданого компетентними органами іноземної держави, що підтверджує адресу місця проживання або перебування громадянина України на території іноземної держави;   
8. оригінал та копія квитанції про сплату консульського збору;   
9. оригінал та копія паспортного документа законного представника (паспортного документа іноземця, паспорта громадянина України для виїзду за кордон, службового паспорта України, дипломатичного паспорта України) та документів, що підтверджують повноваження законного представника особи, яка приймається на облік (подаються у разі взяття на облік особи яка не досягла 16-річного віку, або особи, яка визнана судом обмежено дієздатною або недієздатною);  
10. копія рішення органу опіки та піклування про надання дитині статусу дитини-сироти або дитини, позбавленої батьківського піклування — для взяття на тимчасовий консульський облік. Якщо рішення про надання дитині статусу дитини-сироти або дитини, позбавленої батьківського піклування, не приймалося, надається витяг з електронної обліково-статистичної картки дитини.ґ